GESTION COMPTABLE DES OPERATIONS COMMERCIALES


Participer à la définition et la mise en oeuvre du système d'information comptable

Il faut connaitre la gestion de l'entreprise et son système comptable, ses principes, ses caractéristiques,
ses activités en terme d'évènements, opérations, flux, stocks. Ensuite il faut voir la chronologie des
opérations, les natures, puis la structure pour parler de comptabilité intégrée, semi intégrée.

La comptabilité permet ainsi de fournir des informations financières, saisir & mémoriser les données,
communiquer les informations obtenues. La principale source juridique de la comptabilité est le plan
comptable général qui définit l'objet, les principes, les régles de comptabilisation de tenue des
opérations, les architectures logicielles, les structures et le fonctionnement, le paramétrade du poste
de travail, la sécurité, l'archivage. On peut exclure la consolidation et les engagements.


Etablir et contrôler les documents commerciaux

Les dispositions relatives aux achats et ventes demandent des stipulations contractuelles comme les
 factures, les avoirs, les avances, les acomptes, les frais accessoires, les retours de marchandises, les
réductions commerciales et financières. Il faut gérer la sécurité, déclencher régulièrement un contrôle
interne aux documents commerciaux, mettre à jour les documents de description des procédures et
organisation comptable. Les notions à traiter relèvent des devises, des transports, des prestations,
de la tva, de l'escompte, des taxes parafiscales, des consignations, de la gestion du temps via un outil.
Il sera nécessaire d'employer des techniques de communication pour les courriers et publipostage,
l'argumentation, la communication électronique...


Enregistrer et archiver les documents commerciaux

Il faut établir éventuellement des documents de précomptabilisation comme les tickets comptables,
enregistrer les achats ventes, connaitre les moyens de règlement, conserver les documents commerciaux
à des fins de preuve. La tenue de la comptabilité s'opère maintenant grâce à un logiciel et tient compte
des contraintes sectorielles. Il sera utile de connaitre les gestion d'archivage.


Justifier et assurer le suivi des comptes clients, fournisseurs, achats, ventes et stocks

Il faut employer ce qu'on appelle le pointage et le lettrage des comptes de tiers pour savoir ce qui reste
 à gérer, traiter les relevés de factures et le rapprochement bancaire, les encours clients & fournisseurs,
l'évaluation et la mise à jour des stocks. Un relevé des achats ventes à situation périodique est nécessaire.
Mais il faut évaluer son client et tenir compte des risques d'impayés, des contentieux. Pour tout cela on va
employer la  gestion stocks avec la méthode du cout moyen pondéré ou premier entré- premier sorti. Les
indications de gestion utilisés seront les encours, les balance âgées, le suivi des encaissements. Il faut faire
preuve d'auto contrôle sur le suivi des comptes de tiers et savoir argumenter pour recouvrir une créance
ou négocier un délai founisseur.


Analyser les informations commerciales résultant des traitements comptables

Ce domaine s'intéresse aux ratios liés aux ventes/achats, on va par exemple calculer des ratios de rotation
des stocks, les durées de crédit client ou fournisseur. Ces indicateurs seront mesurés graphiquement via un
tableur ou des outils spécialisés. A partir de statistiques fournies, on va devoir réaliser des synthèses,
des simulations et transférer ses données à l'entité concernée.



GESTION DES RELATIONS AVEC LES SALARIES ET ORGANISMES SOCIAUX


Assurer la veille juridique pour les obligations sociales

Il faut connaitre un minimum les sources du droit du travail et de la sécurité sociale, avoir accès à la
documentation, rédiger des notes de service.


Participer à la gestion du personnel

La connaissance du contrat de travail, ses formes, ses clauses doivent permettre une rédaction juste et
appliquer les règles du code du travail, de la convention. Il faudra veiller à maitriser la durée du travail,
sa suspension, la rupture du contrat de travail. Les modalités de tenue de registre et d'archivage sont ici
très importantes. La gestion des formalités d'embauche représente une autre étape. Un logiciel de paie
ou l'externalisation de ce service serait bien venu.


Appliquer le cadre réglementaire et contractuel à la détermination de la rémunération du
personnel et des charges sociales

Il faut établir les bulletins de paie, faire figurer les mentions relatives aux éléments de salaire pour les
cotisations, tenir sa paie mensuel, décompter les arrêts maladie, les congés. Les éléments de salaire
sont les cotisations salariales et patronales (URSSAF, ASSEDIC, AGIRC, ARRCO), les indemnités,
les soldes de tout compte, la comptabilisation, le paramétrage d'un logiciel de paie (exploitation des
profils, liaison comptable, mise à jour des rubriques de paie). Une autre partie traite de la gestion des
congés et arrêts, du classement et archivage des récapitulatifs mensuels, des journaux de paie,
des doubles de bulletin.


Gérer les relations avec les organismes sociaux

Chaque entreprise doit connaitre son affiliation, préparer sa DUE ( déclaration unique d'embauche),
les attestions ASSEDIC, les déclarations sociales, les DADS1....Tout cela se gère via un agenda social.


GESTION FISCALE ET RELATIONS AVEC L'ADMINISTRATION DES IMPOTS


Assurer la veille et identifier le champ d'application des impots

La connaissance du droit fiscal, l'organisation de l'administration permet d'éviter les écueils sur le statut,
la tva, l'IS, L'IR, la taxe professionnelle. Procéder à une classification, gérer les assiettes d'imposition,
le fait générateur, le recouvrement pour les crédits d'impôts, connaitre son régime fiscal. Enfin mettre en
place ou repérer l'échéancier des travaux fiscaux sur le paiement, connaitre les sanctions sur les retards,
les déclarations est une bonne gestion.


Réaliser et contrôler les travaux fiscaux

Savoir comment est calculée la taxe sur la valeur ajoutée, sa base d'imposition, son fait générateur est un
minimum. Il faut aussi contrôler la TVA, procéder aux régularisations, connaitre le mode d'établissement
des déclarations, les franchises, le paiement, son traitement comptable. Les formalités dépendront ainsi
des Bénéfices Industriels et Commerciaux ou de l'Impot sur les Sociétés, l'impot sur le revenu, calculer la
contribution sociale généralisée, la participation aux résultats des salariés, la taxe professionnelle, le
transfert des données fiscales. Il ne faut pas oublier les options fiscales et leur évaluation pour gagner
éventuellement sur la charge fiscale (tva sur les débits, les modes d'amortissements, report de déficit)


PRODUCTION ET ANALYSE DE L'INFORMATIION FINANCIERE


Assurer la veille des obligations comptables

Il faut prendre connaissance des décrêts, lois, arrêtés, lire le plan comptable général et connaitre son
application.


Réaliser les travaix de fin de période

Ici nous allons justifier les soldes de comptes, préparer et contrôler l'inventaire, évaluer les biens et
procéder aux provisions et amortissements. On peut déterminer la part des subventions, comptabiliser
la participation des salariés. Il faut aussi contrôler les hausses de prix, les fluctuations de cours, les
charges à répartir sur plusieurs exercices, les frais de recherche.

Produire les comptes annuels et les situations intermédiaires

On doit connaitre l'utilité des comptes annuels, les éléments constitutifs des comptes pour pouvoir dresser
le bilan, le compte de résultat, fournir les annexes, affecter le résultat ou le report de déficit, déterminer les
réserves au niveau des capitaux, ainsi que les droits à l'action ou part sociale, le dividende par action.


Participer à des opérations de consolidation

Il faut savoir ce qu'est un groupe, connaitre le lien entre filiales, les différentes formes de partcipation,
 les pourcentages de contrôle en terme de pouvoir et d'intérêts. Cela implique d'établir le périmètre et les
méthodes de consolidation pour les retraitements et les participations croisées. On parlera d'intégration
globale, d'opérations réciproques, de flux intra groupes.


Etablir et analyser l'information financière

Cette partie est un basique qui a besoin de certaines notions. On effectura une analyse fonctionnelle du bilan, regarder le  fonds de roulement net global, le besoin en fonds de roulement, la trésorerie nette, la relation entre tous. A partir de là on peut construire les ratios entre masses. Vient aussi l'analyse fonctionnelle du résultat avec soldes intermédiaires de gestion, la capacité d'autofinancement de l'exercice, l'autofinancement,  les ratios relatifs à l'activité. On en vient à des documents tel que le tableau de financement du PCG et le  diagnostic financier.


GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DES INVESTISSEMENTS


Collecter les informations nécessaires et participer

Nous devons savoir ce qu'est un investissement, les différentes typologies, sélectionner les fournisseurs,
établir un cahier des charges (optionnellement). Ce qui nous pousse à étudier la rentabilité d'un projet
d'investissement en avenir certain avec des calculs de flux nets de trésorerie, le choix des critères de
décision comme la valeur actuelle, le taux interne de rentabilité, le taux de profitabilité, le délai de
récupération du capital investi. On choisit donc entre plusieurs projets ce qui a une incidence sur la
variation du fonds de roulement. Il faudra effectuer plusieurs simulations.


Assurer le suivi comptable des immobilisations

Ici nous distingons les immobilisations des charges, les charges à répartir sur plusieurs exercices.
Nous revoyons les méthodes d'amortissement ainsi que le plan, les intérêts, les provisions pour actifs
dépréciés, les cessions. Le contrôle interne des immobilisations est obligatoire avec l'inventaire.



GESTION DE LA TRESORERIE ET DU FINANCEMENT


Suivre et optimiser la trésorerie, financer l'exploitation

Il faut maitriser les moyens de réglements : cartes, chèques, effets, paiements électroniques. On regardera
 aussi les risques de change, de paiement. La gestion des modalités revêt son importance (crédit par caisse, affacturage...), les intérêts simples et composés, le coût des crédits, les commissions, les formules de
placements (OPCVM, comptes courants rémunérés). Aussi il faudra comptabiliser les acquisitions, cessions de titres ce qui demande un suivi journalier de la trésorerie, évaluer le cycle de trésorerie.


Participer à la détermination des besoins de financement

Le droit des affaires apporte cette connaissance pour appréhenser sa forme d'entreprise et ses obligations (SA, SARL, SNC...). On en viendra à déterminer le calcul de l'actif net, la valeur mathématique intrinsèque de l'action, la valeur de rendement, la variation de trésorerie d'exploitation, l'interprétation des résultats obtenus, la côte boursière. Le tableau de flux de l'ordre des experts comptables nous donne ainsi les principaux soldes, les commentaires à présenter. On parle après le fonds de roulement normatif basé sur le cycle commercial (stock, créances, tva, dettes, durée d'écoulement)


Participer au choix des modes de financement et assurer le mode de financement retenu

Un autre monde apparait celui des emprunts indivis avec ses annuités, les emprunts obligataires, les remboursements in fine, le crédit bail mobilier, les subventions d'investissement, les apports à la création de l'entreprise, les augmentations de capital ( en numéraire, en nature, en conversion de créances, par incorporation de réserves). Tout ceci donne la rentabilité financière, économique, la structure financière (taux d'endettement) ou l'effet de levier, le plan de financement, le tableau des échéances de dettes.



DETERMINATION ET ANALYSE DES COUTS


Participer à la définition du système de calcul des coûts et mise en oeuvre

On va donc exploiter les processus productifs et son réseau d'analyse. Pour cela il faut définir des objectifs tel qu'avec le modèle des centres d'analyse (charges indirectes & directes, centre d'analyse, unités d'oeuvre) ou encore le modèle à base d'activité (notion de processus et d'activité, les charges tracables, les inducteurs). Cela nous permet une comparaison entre la comptabilité de gestion ou analytique et la comptabilité générale.

Suivant l'approche nous aurons pour les centres d'analyse : un tableau d'analyse de charges, le calcul des unités d'oeuvre, le calcul des couts hiérarchisés (éléments supplétifs, charges incorporables, charges étalées). Pour le calcul des couts à base d'activités, nous aurons  :le cout des activités, le calcul des couts des inducteurs, le couts des processus et des produits. La tenue des comptes de stocks de matières et de produits revêt ici toute son importance pour les différents calculs, puis le résultat par produit, par service, par processus.

Analyse des couts pour l'aide à la décision

Nous pourrons nous servir des statistiques (corrélation, ajustement) pour établir les charges opérationnelles et celles de structure avec le niveau d'activité pour une imputation rationnelle des charges de structure. Les couts partiels nous donnerons le cout variable, le cout spécifique, le seuil de rentabilité probabilisé (loi normale ou empirique), le risque d'exploitation (marge de sécurité, seuil de rentabilité). On pourra penser éventuellement en analyse marginale (cout marginal, recette marginale) et mieux exprimer ses orientations et mesure des risques.



PREVISION ET GESTION BUDGETAIRE


Participer à la prévision des ventes

Il faut pouvoir aider les commerciaux dans la prévision des ventes via les méthodes d'ajustement et corrélation linéaire (moindre carré, moyenne mobile, séries pondérées, aujustement exponentiel), calculer et interpréter le coefficient de corrélation linéaire. On peut se servir des séries chronologiques pour les tendances, coefficients saisonniers. On se sert d'outils comme les tableurs ou plus les bases de données.


Participer à l'élaboration des couts préétablis et dresser le budget

Les couts préétablis vont nous permettre via les couts standards et budgétés de peaufiner notre budget flexible. Pour mettre en place un budget, il faut une démarche avec des procédures. On définit un programme dans lequel on aligne des budgets pour le calcul d'optimum. On en vient aussi à la gestion des approvisionnements et des stocks de matières premières et finies. On parlera alors de stock critique , de stock de sécurité pour les points de commande. Le modèle de wilson peut aider pour l'appréciation des couts. On doit aussi équilibrer ses budgets en lien avec la trésorerie et établir ses documents de
synthèse prévisionnelle comme le bilan et le compte de résultat.



MESURE ET ANALYSE DE LA PERFORMANCE


Participer au processus de pilotage de la performance

La performance de l'entreprise se situe en interne et externe. On devra analyser les écarts entre le réel et le budgété, faire un tableau de bord. La remontée des comptes et prix de cession interne, performance du marché pour le coût cible sont aussi d'autres éléments.


Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire s'appuie sur le caulcul des écarts entre réalisations et prévisions (écarts sur marge, main d'oeuvre, centre d'analyse) par les écarts sur prix et quantité. L'interprétation et le suivi des écarts sensibles va nous orienter sur les points à améliorer. On en viendra à élaborer le tableau de bord opérationnel  et au reporting (remontée des comptes) grâce aux centres de responsabilité, les facteurs clés de succès, les critères de performance, les structures de couts.



ORGANISATION DU SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE ET GESTION


La conception du système d'information comptable et de gestion

Il va falloir le définir, organiser les degrés d'intégration, définir les règles et contraintes. Ce qui s'appelle le cahier des charges. La mise en oeuvre de ce système requiert le choix de l'architecture, du réseau, des droits (habilitations) de chaque agent, des serveurs. Les termes des échanges sont délimités à l'EDI, à l'ERP, aux outils d'extraction de données.

La connaissance de son système de gestion de base de données est un plus pour la contruction des états et formulaires, ainsi que du langage, un autre sera aussi à marquer est l'interface homme machine ou IHM pour faciliter le travail et l'optimisation des process.

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Publié le: 2008-03-17 (833 lecture(s))